Przewodnik

Przewodnik po największym litewskim archiwum

Tomasz Kiejdo rozmawia z Panią Elżbietą Simeleviciene, radcą Działu Dokumentacji Pisanej
w Litewskim Centralnym Archiwum Państwowym, o zasobie archiwum oraz o tym,
na jakich zasadach mogą korzystać z niego Polscy badacze.

Tekst ukazał się 1 lutego 2023 roku w "Kresowym Serwisie Informacyjnym".

Tomasz Kiejdo: Pani Elżbieto, proszę powiedzieć, czym się Pani zajmuje w największym litewskim archiwum?

Elżbieta Simeleviciene: Moim głównym zadaniem jest wyszukiwanie materiałów archiwalnych na podstawie wniosków
złożonych lub przesłanych do archiwum. Prowadzę kwerendy archiwalne dotyczące obywatelstwa, zamieszkania, nauki,
pracy, służby wojskowej, wykształcenia, pobytu w więzieniach, pobytu w gettach, stażu pracy i inne.
Pracuję także nad wyszukiwaniem akt archiwalnych z zakresu spraw własnościowych, wykonuję kwerendy tematyczne.
Oprócz tego prowadzę prace nad opracowaniem zasobu archiwum, jestem członkiem Komisji Ekspertów Dokumentacji Pisanej.

1. Budynek największego litewskiego archiwum, fot. ze zbiorów Litewskiego Centralnego Archiwum Państwowego.

T.K. Kiedy powstało LCVA i co tworzy jego zasób?

E.S. Litewskie Centralne Archiwum Państwowe (LCVA) – nazwa archiwum, którą otrzymaliśmy 11 marca 1990 r. po uchwaleniu
Aktu Przywrócenia Niepodległości Państwa Litewskiego. Od roku 1941 działające Centralne Archiwum Litewskiej SRR zostało
przemianowane na LCVA, później z drobną zmianą nazwy w jęz. litewskim. Odziedziczyliśmy także cały zasób tego archiwum,
do którego były już przekazane niektóre archiwalia z zasobu Archiwum Państwowego w Wilnie, działającego do 1939 roku.
W 2002 r. do LCVA zostało przyłączone Archiwum Obrazu i Dźwięku.

 T.K. Duża część zasobu archiwum to akta wytworzone przez instytucje państwa polskiego z lat 1918–1939.
Jakiego rodzaju to materiały?

 E.S. W zasobie archiwum posiadamy dział dokumentacji instytucji, które funkcjonowały na terytorium tzw. „Ziemi Wileńskiej”,
od roku 1925 w woj. wileńskim i częściowo w woj. nowogródzkim w okresie dwudziestolecia międzywojennego.
Są to akta administracji państwowej i samorządowej, wymiaru sprawiedliwości, akta administracji szkolnej i szkół, instytucji
gospodarczych, finansowych, akta służby zdrowia, opieki społecznej oraz organizacji społecznych, stowarzyszeń itd.
Dział liczy ponad 1 mln jednostek archiwalnych, rozmieszczony jest w 4 magazynach archiwalnych
oraz część dokumentacji we wspólnym magazynie.

2. Przykładowe akta znajdujące się w zasobach LCVA, fot. ze zbiorów Litewskiego Centralnego Archiwum Państwowego.

 T.K. Które z kolei dokumenty mogą być interesujące dla genealogów i poszukiwaczy rodzinnych korzeni?

 E.S. W ciągu ostatnich kilku lat duże zainteresowanie wśród badaczy genealogii zarówno z Litwy, jak i z innych krajów,
budzą akta archiwalne dotyczące wydania dowodów osobistych i paszportów zagranicznych. W teczkach osobowych często
można odnaleźć zdjęcia swoich przodków, wyciągi z ksiąg metrykalnych, informacje dotyczące miejsca zamieszkania,
składu rodziny i inne. Zachowały się akta wielu znanych i wybitnych osób, np. polskiego poety, prozaika, historyka literatury,
tłumacza i dyplomaty – Czesława Miłosza, rotmistrza kawalerii Wojska Polskiego – Witolda Pileckiego,
archiwalia francuskiego pisarza żydowskiego pochodzenia, także scenarzysty, reżysera filmowego, dyplomaty
– Romaina Gary’ego, a właściwie Romana Kacewa. Ogromne zainteresowanie mamy także dokumentacją archiwalną dotyczącą
studiów na Uniwersytecie Stefana Batorego w Wilnie. Jest to jeden z nielicznych polskich zespołów archiwalnych,
który zachował się niemal w całości (23 616 jednostek archiwalnych).

T.K. W jaki sposób badacze z Polski mogą korzystać z zasobu archiwum?
Aby skorzystać z czytelni i zamówić akta należy wcześniej podać sygnatury. Jak je odnaleźć?

E.S. Reguły korzystania w zasobu archiwum zarówno dla badaczy z Polski, jak i z innych krajów, są jednakowe.
Materiały archiwalne w czytelni udostępniane są osobom, które ukończyły 16 lat. Czytelnia archiwum w Wilnie przy ulicy Milašiaus 21
jest czynna od poniedziałku do czwartku w godz. 8.00–16.45, w piątek w godz. 8.00–15.30 (e-mail: lcvaskaitykla@archyvai.lt; tel. +370 5 2477808).
Czytelnicy powinni wypełnić formularz rejestracyjny, który jest ważny do końca roku. W specjalnie wyznaczonym miejscu czytelnicy mogą
nieodpłatne wykonywać zdjęcia akt archiwalnych własnym sprzętem fotograficznym (bez lampy błyskowej).
Akta archiwalne można zamówić na miejscu lub wcześniej, drogą mailową. Jeżeli użytkownik chce przybyć do archiwum wyznaczonego
dnia o wyznaczonej godzinie i od razu rozpocząć pracę nad materiałem archiwalnym, zawsze prosimy o uprzednie zamawianie akt drogą mailową.
Wtedy po przybyciu do archiwum wszystkie zamówione archiwalia będą już przygotowane w czytelni.
Zawsze dbamy o to, by czytelnik był zadowolony i staramy się akta archiwalne udostępniać jak najszybciej.
Czasami jednak, z przyczyn od nas niezależnych (np. akta nieuporządkowane i in.), udostępnianie materiału zamówionego tego samego dnia
może się wydłużyć do 6 godzin. Sygnatury akt archiwalnych można odnaleźć w inwentarzach archiwalnych, które dostępne są w czytelni archiwum
oraz na stronie internetowej Urzędu Naczelnego Archiwariusza Litwy w integralnej bazie danych dostępnej on-line – https://eais.archyvai.lt/.

 W osobowej bazie danych archiwum, dostępnej w czytelni, można wyszukać sygnatury akt archiwalnych dotyczących wydania dowodów,
paszportów, miejsca zamieszkania, obywatelstwa, pobytu w więzieniach, deportacji do prac przymusowych na rzecz III Rzeszy,
pobytu w gettach itd. według nazwiska, imienia, roku urodzenia itd. Katalog osobowy liczy ponad 3,9 mln haseł, cały czas jest uzupełniany.

 T.K. Czy możliwe jest korzystanie z zasobów archiwum w sposób korespondencyjny?
Do kogo się zwrócić i czy można napisać w języku polskim?

 E.S. Badacze mogą zwracać się do archiwum tradycyjną korespondencją listowną oraz pocztą elektroniczną.
Wypełnione wnioski należy wysyłać na adres – Litewskie Centralne Archiwum Państwowe (Lietuvos centrinis valstybės archyvas),
ul. Milašiaus 21, 10102 Wilno, Litwa lub adres mailowy – lcva@archyvai.lt. Wzory wniosków w jęz. litewskim i w jęz. angielskim
dostępne są na stronie Urzędu Naczelnego Archiwariusza Litwy – www.archyvai.lt w rubryce Lietuvos centrinis valstybės archyvas.
Napisać do archiwum można w jęz. polskim. W miarę możliwości, na pisma w jęz. polskim staramy się także odpowiadać w jęz. polskim.

T.K. Jakie są wówczas opłaty?

E.S. Usługi świadczone przez archiwum w wyszukiwaniu dokumentacji archiwalnej oraz w wykonaniu kopii akt archiwalnych są odpłatne.
Cena kwerendy archiwalnej dotyczącej obywatelstwa (lub zamieszkania, nauki, pracy, służby wojskowej, wykształcenia,
pobytu w więzieniach, pobytu w gettach, stażu pracy i in.) wynosi od 19,15 euro (1 osoba).
Cena kwerendy własnościowej – od 28,73 euro, opłata za 1 godz. wyszukiwań tematycznych wynosi 21,60 euro.
Z materiałów archiwalnych archiwum wykonuje reprodukcje w postaci kserokopii lub skanów.
Cena skanu z oryginału wynosi – 1,53 EUR (plik JPEG), 2,43 EUR (plik TIFF); cena 1 kserokopii czarno-białej o formacie A4
z poświadczeniem – 1,53 EUR. Kserokopie archiwum poświadcza nieodpłatnie, skany jednak nie są poświadczane
za zgodność z oryginałem. Przy podaniu dokładnej sygnatury akt archiwalnych (numeru zespołu, inwentarza, teczki, numerów kart)
nie pobieramy opłaty za kwerendę, a tylko za wykonanie kopii akt archiwalnych.

T.K. Prowadzicie Państwo również kwerendy, gdy poszukiwacze nie znają sygnatur?

E.S. Zależy od tego, jakie akta archiwalne użytkownika interesują. W czytelni pracownicy udzielają konsultacji
o wyszukiwaniu akt archiwalnych, kwerendy archiwalne natomiast czytelnicy prowadzą samodzielnie.
Materiały archiwalne w czytelni są dostępne nieodpłatnie. Akta archiwalne pracownicy archiwum wyszukują także na zlecenie
użytkowników na podstawie złożonych wniosków. Pracownicy prowadzą różnego rodzaju kwerendy, wyszukują sygnatury
akt samodzielnie. Im więcej informacji podano we wniosku o wyszukiwanej osobie, tym większa jest szansa na odnalezienie
dokumentacji archiwalnej. Wiele zależy także od tego, gdzie wyszukiwana osoba mieszkała, jaki miała zawód,
wykształcenie, ile dokumentacji ze wskazanego terytorium się zachowało itd.

T.K. Proszę jeszcze powiedzieć nieco o cyfryzacji zasobu.
Jak duża część została już temu poddana i jakie są plany w tym zakresie?

E.S. Proces cyfryzacji zasobu archiwalnego w LCVA rozpoczęto w 2008 roku. Prace związane z cyfryzacją dokumentacji pisanej
prowadzi Dział Kopiowania i Mikrofilmowania Dokumentacji. Pracownie digitalizacji wyposażone są w niezbędne materiały
i sprzęt służący do kopiowania różnego rodzaju materiałów archiwalnych (skanery, aparaty fotograficzne, oświetlenie studyjne itd.).
Wykonywane są kopie cyfrowe m.in. materiałów kartograficznych, architektonicznych, afiszy, plakatów i in.
Zdigitalizowano ponad 73 tys. jednostek archiwalnych dokumentacji pisanej, wewnętrzna baza archiwum zawiera ponad 5 mln
kopii cyfrowych dokumentacji pisanej. Archiwum także prowadzi prace związane z cyfryzacją dokumentacji fotograficznej,
dźwiękowej i wizualnej oraz filmowej. Proces digitalizacji zabezpieczającej zasobu archiwalnego przebiega zgodnie z opracowanym
i zaakceptowanym przez Naczelnego Archiwariusza Litwy planem digitalizacji na dany rok.

 T.K. Czy zdigitalizowane akta są udostępniane badaczom w Internecie?

 E.S. Wykonane kopie cyfrowe poddawane są szczegółowej kontroli, później publikowane są na portalu www.archyvai.lt,
czytelnia on-line – https://eais.archyvai.lt/.
W pierwszej kolejności publikowane są kopie cyfrowe archiwaliów, które zostały opracowane w ciągu ostatnich lat zgodnie
z obowiązującymi przepisami o zasadach opracowywania dokumentów, obowiązującymi w archiwistyce na Litwie.
Jest to głównie dokumentacja przedwojennych litewskich placówek dyplomatycznych, np. Poselstwo Republiki Litewskiej w Londynie,
Konsulat Generalny Republiki Litewskiej w Toronto, Konsulat Generalny Republiki Litewskiej w Zurychu i in.
Na portalu umieszczone są także akta archiwalne organizacji prowadzących działalność społeczną, kulturalną, naukową i in.
do roku 1939 w Wilnie, np. Żydowski Instytut Naukowy (JIWO), Żydowskie Stowarzyszenie Kulturalno-Oświatowe „Tarbut“,
Związek Artystów Scen Żydowskich w Polsce i in. Na stronie internetowej Urzędu Naczelnego Archiwariusza Litwy
umieszczono ponad 12 tys. jednostek archiwalnych dokumentacji pisanej oraz filmowej – ponad 1 mln kopii cyfrowych.
W integralnej bazie danych dostępne są wszystkie inwentarze archiwalne, użytkownicy mają możliwość przejrzeć je zdalnie lub pobrać pliki.

            Pani Elżbieto, bardzo dziękuję za życzliwość i rozmowę. Serdeczne podziękowania składam
również Dyrekcji Litewskiego Centralnego Archiwum Państwowego, która wyraziła zgodę na nasz wywiad i jego publikację.

                                                                     Wilno, 17.01.2023 r.